Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów przedsiębiorstwach to nowy trend związany z inwestycją w systemy informatyczne. Wprowadzenie narzędzia zapewnia usprawnienie działań oraz przede wszystkim uporządkowanie wszelkich faktur, umów i innych dokumentów krążących po firmie.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

System obiegu dokumentów to rozwiązanie pozwalające na rejestrację wszystkich dokumentów, które do tej pory trafiały do firmy jedynie w formie papierowej. Po wprowadzeniu, np. umowy czy faktury do systemu można ją przekazywać między pracownikami, zgodnie z wytycznymi, jakie panują w firmie.

Obieg dokumentów księgowych

Jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów na przykładzie dokonania zakupu?

1.    Do sekretariatu droga mailową dociera oferta na zakup komputerów dla firmy
2.    Sekretarka rejestruje ofertę w systemie i przesyła ją do działu zakupów
3.    Dział zakupów zbiera konkurencyjne oferty i wybiera najlepszą ofertę dokonując zamówienia
4.    Osoba decyzyjna akceptuje zamówienie
5.    Po akceptacji i realizacji zamówienia dołączone zostają następne dokumenty w postaci faktur, umów, gwarancji

Elektroniczny obieg dokumentów i jego zalety:

  • bieżący monitoring dokumentów krążących po firmie
  • szybki i sprawny obieg dokumentów
  • dostęp do informacji z danego okresu (z dokładnością co do dnia, godziny, minuty, sekundy)
  • obniżenie kosztów administracyjnych (papier, tusz, ksero)

Kto wykorzystuje system obiegu dokumentów?

Nie ma reguły, bowiem każda firma może korzystać z systemu, bez znaczenia jakiej jest wielkości oraz w jakiej branży świadczy swoje usługi. Co ważne, można wykorzystać także informacje, które są zawarte w obiegu dokumentów. W każdej chwili zobaczymy, u kogo znajduje się dany dokument oraz kiedy tam dotarł. Przykład: „Faktura VAT za usługi reklamowe” w dziale księgowości od 19.09.2016.

Firmy decyduje się na inwestycje w oprogramowanie powinny najpierw przejrzeć oferty dostępne na rynku, nie tylko pod kątem możliwości systemów informatycznych i ich wdrożenia, ale również szkoleń i wsparcia po wdrożeniu.
To kwestie, o których często zapomina się przy wyborze specjalistów.

Jednak szkolenie z obsługi systemu jest tutaj kluczowe, bowiem sam system może być przysłowiowym „kombajnem” i zrobić wszystko w naszej firmie, ale bez osób potrafiących nim zarządzać jest praktycznie bezużyteczny.

Ceny za oprogramowanie dla firm przeważnie określane są według ilości stanowisk firmy i wyborze konkretnych modułów, jakie posiada system.

Dowiedz się więcej, zadzwoń do nas 32 420 66 21