Workflow – co to jest i jak z tego korzystać?

Workflow - co to jest i jak z tego korzystać

Workflow staje się podstawowym narzędziem funkcjonowania małych i średnich firm. Korzystają z niego pracownicy każdego szczebla, a wszystkie informacje spływają bezpośrednio do osób decyzyjnych. O charakterze systemu i sposobie działania piszemy w tym artykule.

Pisząc o tym, że system workflow staje się podstawowym narzędziem działania przedsiębiorstw, świadomie nie przytaczamy żadnej branży. Oprogramowanie funkcjonuje w firmach z różnych branż, niezależnie od wielkości firmy i jej specyfiki działania.

Workflow, czyli przepływ pracy

Czym w ogóle jest opisywany system i jakie funkcje spełnia w przedsiębiorstwie? Definiując pojęcie workflow (ang. work flow – przepływ pracy) najłatwiej to zobrazować poprzez obieg dokumentów i informacji między pracownikami konkretnych działów. Widoczny jest podział zadań oraz obowiązków wśród osób, jakie odpowiadają za konkretny element realizacji:

  1. Rejestracja korespondencji/faktury przez sekretariat
  2. Przekazanie faktury do adresata
  3. Potwierdzenie/odrzucenie zamówienia widniejącego na fakturze
  4. Potwierdzona faktura wysyłana jest do osoby decyzyjnej
  5. Wydanie zgody na zapłacenie faktury
  6. Przekazanie faktury do księgowości
  7. Płatność faktury
  8. Archiwizacja dokumentu w systemie

Powyższy obieg zawiera 8 punktów, ale w każdej firmie wygląda to inaczej – jest to tylko przykład działania. Nieważne czy dokument jest fakturą, umową, czy zamówieniem. Każdy rodzaj dokumentu może funkcjonować w systemie.

Wykorzystanie oprogramowania w przedsiębiorstwie objawia się bieżącą kontrolą pracy oraz analizowaniem jej skuteczności. Dzięki temu w dowolnym momencie można wprowadzić zmiany w działaniu i usprawnić metody, które nie przynoszą zakładanego efektu.

System workflow w firmie

System ma za zadanie zautomatyzować procesy całej firmy, dlatego składa się z poszczególnych elementów, najczęściej czterech (choć nie jest to regułą). Wśród modułów znajduje się elektroniczny obieg dokumentów, system CRM oraz zarządzanie projektami, a także Business Intelligence – wykorzystywany do tworzenia raportów i analizowania ich przez osoby decyzyjne.

Jak wdrożyć oprogramowanie?

Za odpowiednie wdrożenie oprogramowania odpowiada analiza przedwdrożeniowa. Na jej podstawie określa się potrzeby firmy i ustala schemat, dzięki któremu każdy z działów ma jeszcze lepiej funkcjonować. Wstępna analiza pozwala oszacować czas i budżet potrzebny na zakup i wdrożenie całego systemu.

Wybierając firmę do wdrożenia oprogramowania, należy sprawdzić czy oferuje ona również szkolenie z zakresu działania systemu. Warto też zdecydować się na wsparcie powdrożeniowe (serwis), wtedy każda awaria będzie usuwana na bieżąco.

Jaka jest cena systemu?

Nie ma jednej sztywnej ceny, którą zapłacimy za system. Ostateczna kwota uzależniona jest od ilości stanowisk (licencji), wybranych modułów do wdrożenia, a także szkolenia użytkowników. Dlatego ważne jest spotkanie ze specjalistami oferującymi oprogramowania. Zarówno te gotowe (pudełkowe), jak i systemy tworzone od zera, na zamówienie.

Chcesz wdrożyć system Workflow w swojej firmie? Zadzwoń 32 420 66 21 lub wypełnij poniższy formularz, skontaktujemy się.

Firma

NIP

Imię i nazwisko

Telefon

Adres email

Wyrażam zgodę na przetwarzanie i przekazywanie przez Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o moich danych osobowych w celach marketingowych i informacyjnych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.